#Viaggioleggero e non mi perdo più un appuntamento
5 Gennaio 2021 by
Indice dei contenuti
Mauro Lattuada
Mi occupo di organizzazione e strategia per le strutture turistiche e di aziende di vari settori ottimizzando le performance. Con il team di Più Turismo gestiamo sia start-up che la revisione di aziende che utilizzano Internet per la propria comunicazione. Partendo dalla ottimizzazione e potenziamento del sito, miglioriamo le performance organizzative con strumenti di controllo di gestione e di smart working per la parte amministrativa.
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Ormai (parlo di me) l’età avanza, e ricordarsi tutti gli appuntamenti e viaggi è diventato impossibile. Grazie al calendario, i calendari condivisi e le funzionalita di Google e tutto più facile
Il calendario di Google e uno dei componenti base dalla piattaforma di Gmail. Il sistema permette di creare uno o più calendari, dare accesso differito a varie persone e diventa un indispensabile strumento di pianificazione anche per la gestione del rapporto con i clienti.
Nel mio caso ho un mio calendario personale, condiviso con poche persone, su cui tengo traccia dei miei impegni personali, dai compleanni degli amici alle visite mediche. Oltre a questo ne ho uno aziendale, e condiviso con tutto lo staff di piuturismo, a cui tutti i collaboratori possono partecipare.
In questo modo posso far sapere a tutti se una determinata data e occupata (se ad esempio vogliono fissare una riunione un giorno che sono in viaggio), ma senza dare particolari dettagli su quale sia il motivo. Analogamente posso condividere con tutti gli appuntamenti di lavoro, e collaborare con loro e con i clienti a gestire al meglio il tempo e la pianificazione.
Inserendo correttamente i dati di geolocalizzazione dell’appuntamento, gli indirizzi degli invitati e le tempistiche previste posso confermare sia il soggiorno di un ospite nella struttura sia l’appuntamento per un sopralluogo ad una struttura sia che sia io a occuparmene che un mio collaboratore.
Gooogle Calendar è alla base anche di molte altre integrazioni, che vanno dalla possibilità di fissare una riunione con meet alla possibilità di fissare la propria diretta su YouTube condividendone con tutti gli amici e i contatti nel momento in cui inizia.
E’ possibile poi settari vari parametri, dal momentino in cui essere avvertito dell’avvicinarsi della riunione alla modalità (SMS compresi), garantendo si cosi di non prendere più nemmeno un appuntamento.
Gestire un calendario sincronizzato cambierà le vostre abitudini: avere una notifica 30 minuti prima dell’appuntamento, avere una visione giornaliera dei vostri impegni, delle riunioni e di ciò che vi siete impegnati a fare vi eviterà un sacco di figuracce.
Come configurarlo
Innanzitutto create qui il vostro calendario privato personale. Basta andare su calendar, determinare il nome e le modalità in cui calendar vi avvertirà dei vostri appuntamenti e il gioco è fatto. Sul vostro cellulare appariranno gli avvisi, se le avete selezionato vi arriverà un a mail per ricordarvi l’impegno e sarete sempre sincronizzati.
A questo punto potete scegliere di aggiungere e abilitare altri utenti al calendario condiviso un calendario in grado di evidenziare (privatamente) quando siete impegnati e che permette ad altri di aggiungere impegni, appuntamenti e task al vostro planning giornaliero.
In questo modo potete condividere il vostro stato di occupato, e consentire gli altri di fissarvi impegni e riunioni quando avete del tempo libero.
Rendere pubblico un calendario
Per fissare impegni, riunioni e altro è utile la funzionalità di rendere pubblico il proprio calendario. E’ possibile decidere se condividere solo lo stato occupato, o se specificare in maniera pubblica l’attività in cui si è impegnati, e in questo modo è possibile interagire con qualsiasi software che interagisce coi calendario.
Altri calendari: e possibile anche aggiungere al proprio calendario altri calendario offerti da google, ne esistono vari di sistema e altri profilati, grazie al motore di ricerca di google è possibile trovarne vari.
Come fisso una riunione senza mandare 40 mail?
Parlando di trucchetti per esperti questa è una soluzione salva tempo: doodle
E’ un geniale plugin, che potete collegare al vostro calendario, che permette a più persone di scegliere differenti date (tra quelle per te disponibili) per fissare una riunione.
In questo modo puoi dare le tue disponibilità, condividerle con altre persone e permettere a chiunque di determinare quando potrà partecipare.
In questo modo quando l’elenco degli invitati avrà dato la sua disponibilità potrai scegliere il giorno migliore, e fissare la data migliore.
Come posso utilizzarlo per gestire la mia struttura?
Per avere a costo zero un sistema di prenotazioni per ogni appartamento sarà sufficiente creare un calendario da associare alla unità, permettendo all’utente di richiedere la disponibilità per determinate giornate. Se l’unità sarà libera potrà richiedere la prenotazione, sapendo già la disponibilità o meno del bene.
Tutte le informazioni su come si usa google calendar nella apposita guida di Google.
Un esempio di calendario Google pubblico:
Tutti gli approfondimenti:
Trucchi e consigli per usare al meglio gli strumenti Google per il lavoro di ogni giorno. Consigliamo sempre di adottare la suite di Google per gestire le proprie comunicazioni email e per spostare in cloud l’azienda. Nessun software locale e tutti gli strumenti per la gestione del team e lo smartworkig a portata di mano
I servizi che offriamo alle aziende:
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Mi occupo di organizzazione e strategia per le strutture turistiche e di aziende di vari settori ottimizzando le performance. Con il team di Più Turismo gestiamo sia start-up che la revisione di aziende che utilizzano Internet per la propria comunicazione. Partendo dalla ottimizzazione e potenziamento del sito, miglioriamo le performance organizzative con strumenti di controllo di gestione e di smart working per la parte amministrativa.
