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I trucchi e i segreti di Gmail (prima parte)

La firma

Come molti manuali di marketing consigliano: curare la propria firma nelle mail è indispensabile. Non solo perché fornendo i vostri riferimenti rendete più semplice la vita all’interlocutore, ma perché spesso vi rendete più facile la vita voi.
Nella firma serve sempre indicare un recapito telefonico (possibilmente il cellulare), un eventuale fax, il link al proprio sito web e, ve lo consiglio, il vostro link al profilo Linkedin.

Questo renderà più facile all’interlocutore identificare e capire con chi stia parlando, quando mandate molte mail, ed è anche uno stimolo per l’interlocutore sia a guardare il vostro profilo che a chiedervi il contatto (avendo il vostro indirizzo mail sarà semplice farlo).

Esistono anche dei plugin che aiutano la vita: Rapportive mi permette di vedere automaticamente dalla mia Gmail l’esistenza dell’interlocutore, le eventuali amicizie in comune e lo stato di connessione o meno su linkedin. In questo modo posso facilmente capire il peso di alcune richieste o proposte che riceve via mail, semplicemente consultando il profilo dell’interlocutore in un click e potendo consultare i suo curriculum.

Firma differente per ogni account

Se avete impostato un multi account (quindi usate la vostra Gmail con più indirizzi, nella puntata precedente spiego come configurarla)  potrete anche associare una firma differente, con riferimenti di contatto e link a siti web differenti, in base all’indirizzo con cui sceglierete di rispondere. In questo modo potete tenere separata la vita lavorativa da quella aziendale, suddividendo informazioni e contatti che fornite in base al rapporto con l’interlocutore, e potrete usare la firma completa automaticamente anche solo rispondendo dal cellulare ad una mail: basterà selezionare il mittente corretto ed aver creato prima le firme personalizzate nel pannello di configurazione.

Permesso di accesso al vostro account da parte di terzi

E’ anche possibile (si fa sulle caselle di lavoro condivise, ad esempio) concedere l’accesso alla Gmail a terzi usando il loro indirizzo: in questo modo i collaboratori potranno rispondere alla unica mail aziendale “info@”usando il loro account personale o lavorativo, ma senza ottenere le credenziali dell’account principale. Questo permette a più persone di operare su un solo account non essendone proprietari, un modo molto comodo di rendere interagibile il proprio server mail a tutti senza avere un server mail (e senza spendere un euro).

Risposte predefinite per facilitarvi la vita

Uno dei miei plugin preferiti, alla base del sistema di gestione di piuturismo, è il risponditore automatico. é un semplice plugin che permette di creare una serie di template con testi pre formattati.
In questo modo, ad esempio, quando arriva una richiesta di diffondere un contenuto, rispondiamo automaticamente all’utente che può caricarsi da solo le notizia e gli itinerari tramite il sito. Questo ci evita di riscrivere 10/20 volte al giorno la stessa mail, basta cliccare su rispondi, scegliere la mail di risposta adatta allo scopo, aggiungere il nome dell’nterlocutore e cliccare invia. Può non sembrare, ma si risparmiano decine di ore di lavoro alla settimana, con un plugin gratuito.

Questa e molte altre funzionalità le trovate in Google Mail sotto la cartella labs: basta aprire Gmail, andare su impostazioni e scegliere Labs, troverete un sacco di altri plugin che potranno esservi utili a risolvere problemi.

Marinella Scarico
Marinella Scarico
Responsabile editoriale. Consulente di comunicazione web, Google Ambassador e formatrice mi occupo di affiancare le aziende nel loro processo di crescita