Come affrontare il Protocollo Nazionale Accoglienza Sicura: pagamenti e controllo di flusso

E-commerce, fatturazione elettronica senza avvicinarsi all’ospite

Sempre di più dovremo evitare i contatti ravvicinati con l’ospite: i costi aggiuntivi del servizio che gli offriamo andranno gestiti in altro modo rispetto a ciò a cui siamo abituati. E se abbiamo un e commerce o almeno un sistema di registrazione sul sito che consente al nostro ospite di averci fornito in anticipo tutti i suoi dati, avvalersi dell’integrazione con Fattura24 ci consentirà di snellire di molto ogni procedura

Infatti potremo così utilizzare a vari livelli questa integrazione per ampliare la gamma dei servizi digitali offerti dalla nostra struttura.

Livello base: scambio delle anagrafiche
Grazie all’integrazione avremo immediatamente a disposizione l’anagrafica cliente e alcune informazioni inerenti la sua prenotazione. Il che ci permetterà, avendo possibilmente anche caricato un listino sul programma Fattura24, di perfezionare la cifra del soggiorno e aggiungere dal listino quei servizi che l’ospite avrà utilizzato.
In fase di checkout sarà possibile mandare il pdf del preventivo totale all’ospite che, una volta che l’avrà confermato , potrà scegliere se pagarlo direttamente con paypal o carta di credito senza neppure passare dalla reception.

La soluzione migliore: l’integrazione
Mentre l’ecommerce sul sito può permettere all’ospite di avete preventivo del soggiorno ed eventualmente a pagarlo in anticipo, il suo uso trasversale può essere quello di diventare il motore gestionale della nostra azienda.
In numerose realtà abbiamo progettato un’area riservata per l’ospite: in fase di conferma della prenotazione vengono fornite le credenziali che permetteranno al cliente anche di prenotare e usufruire di tutti i servizi che la struttura propone. In questo modo eviteremo, ad esempio, assembramenti per accedere alla spa o alla sauna, potremo pianificare e far pianificare all’ospite le sue attività e regolarci meglio per i turni per la cena che diventeranno presto un’esigenza, e così via.
Permettendo all’ospite di accedere alla intranet aziendale gli permettiamo di fruire o acquistare servizi, servizi che andranno man mano nel suo carrello: avrà così sempre le informazioni in tempo reale di quanto sta spendendo e a fine soggiorno potrete passare automaticamente tutte queste informazioni al sistema di fatturazione per il pagamento, anche da remoto.
Per quanto appaia complicata questa soluzione, in realtà si tratta di un sistema immediato e fruibile che permette la gestione a 360° delle attività e rappresenta la base da cui partire per iniziare ad ipotizzare altri servizi complementari alla gestione alberghiera che presto saranno indispensabili. 

Igienizzazione, attività da controllare e soluzioni semplici
Come accennavo mi tengo lontano da temi come igienizzazione e ristorazione (ma sarò felice di allungare questa guida se qualche collega vorrà aiutarmi ad ampliarla) ma va affrontato un lato tecnico estremamente importante inerente questo tema.

Innanzitutto ci dovremo abituare ad un maggior livello di tracciabilità delle azioni che siamo chiamati a compiere: la consegna dei DPI al personale dovrebbe essere in teoria oggetto di verbale cartaceo da firmare ogni volta. Il che è implicitamente assurdo: il modulo lo firmo con la tua penna prima o dopo essermi messo i DPI? Battute a parte sarebbe d’uopo permettere che l’informazione inerente la ricezione dei DPI da parte del personale sia informatizzata per semplificare e diminuire i contatti, altrettanto avrebbe fatto per certificare che il personale abbia assolto ad incarichi inderogabili come l’igienizzazione di un ambiente al cambio dell’ospite.
Non si tratta più del mero cambio di lenzuola e pulizia generale, anche la modalità con cui questo processo verrà gestito cambia normativamente (non si possono più appoggiare per terra le lenzuola e  la biancheria, ad esempio), come risolvere questo problema?

Integrare nell’area privata del proprio sito (o aggiungere delle funzionalità su servizi specifici dedicati a questo tipo di attività) un sistema di gestione dei processi ricorrenti DPI permette sia di monitorare fasi e tempi di lavoro sia di avere una prova documentale certa dell’avvenuta gestione di una determinata fase obbligatoria in caso di controlli.
E’ un po’ come per la tracciabilità del cibo: poter dimostrare che quella determinata area ha ricevuto i trattamenti previsti e soprattutto ricordare automaticamente al dipendente la necessità di assolvere a quel determinato dovere diventa quindi necessario e prudente da parte del gestore. 

Il Google Calendar: lo strumento indispensabile

Si parte dalla Google Suite a pagamento, strumento sempre presente negli account di gmail: il calendario sarà lo strumento di pianificazione di cui non potremo fare a meno.

Facilmente integrabile su qualsiasi cellulare o tablet, sincronizzato in cloud e accessibile per le notifiche anche per i clienti diventerà uno degli strumenti indispensabili per pianificare d’ora in poi ogni fase delle nostre attività.
Integrabile con vari servizi terzi consente alle persone di poter prestare determinati servizi o accessi solo quando vi è la disponibilità dello stato libero sul calendario: questo consente di evitare doppie prenotazioni o errori umani.
Usato bene, tornando al discorso dell’obbligo di non accesso alle stanze se richiesto dal cliente, sarà sufficiente modificare il calendario pulizie per la stanza 12 indicando che per quella determinata settimana la stanza è vietata. Verranno così attuate soluzioni alternative, come quella di chiedere all’ospite se desidera il cambio biancheria bagno o camera, disporre gli ambienti di appositi sacchi in cui possa metterli per lasciarli fuori dalla stanza e ritirare quelli freschi. Questa variante sarà semplicemente riportata nel calendario dell’operatore che si atterrà alle relative disposizioni.

Mauro Lattuada

Mi occupo di organizzazione e strategia per le strutture turistiche e di aziende di vari settori ottimizzando le performance. Con il team di Più Turismo gestiamo sia start-up che la revisione di aziende che utilizzano Internet per la propria comunicazione. Partendo dalla ottimizzazione e potenziamento del sito, miglioriamo le performance organizzative con strumenti di controllo di gestione e di smart working per la parte amministrativa.

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